📘 ServiceNow ITSM: Users అంటే ఏమిటి? Users ని ఎలా Create చేయాలి?

1. 👤 ServiceNow లో User అంటే ఏమిటి?

ServiceNow లో User అంటే ServiceNow Platform ని ఉపయోగించే వ్యక్తి లేదా authorized identity కి సంబంధించిన account.

ఒక User Record లో User Name, User ID, Email Address, Department, Contact Details మరియు ఇతర account-related information store అవుతాయి.

Users కి Assign చేసిన Roles మరియు Group Memberships ఆధారంగా వారు ఏ Applications ని access చేయగలరు, ఏ Records ని చూడగలరు, ఏ Actions చేయగలరు అనేవి నిర్ణయించబడతాయి.

🏢 Real-time Example

ఒక company తన employees కి సంబంధించిన IT issues ని manage చేయడానికి ServiceNow ఉపయోగిస్తోందని అనుకుందాం.

ఈ company లో ముగ్గురు వ్యక్తులు ServiceNow ని ఉపయోగిస్తున్నారు.

• Employee: Laptop Problems ని Report చేస్తారు మరియు Software కోసం Requests Raise చేస్తారు.
• IT Support Engineer: Incidents ని Create, Update మరియు Resolve చేస్తారు.
• System Administrator: ServiceNow Platform ని Configure చేస్తారు మరియు Users, Roles, Permissions ని Manage చేస్తారు.

ఈ ముగ్గురికీ వేర్వేరు ServiceNow User Accounts ఉండవచ్చు. ప్రతి User కి వారి Responsibilities ఆధారంగా Permissions Assign చేస్తారు.

---

2. 🗂️ ServiceNow లో Users ఎక్కడ Store అవుతారు?

ServiceNow లో User Records ని sys_user Table లో Store చేస్తారు.

Item	Description
Table Label	Users
Table Name	sys_user
Purpose	User Account మరియు Profile Information ని Store చేయడం
Unique Identifier	ప్రతి Record కి ప్రత్యేకమైన sys_id ఉంటుంది
Related Records	Groups, Roles, Departments మరియు ఇతర User-related Records

Users Table ని ఎలా Open చేయాలి?

1. ServiceNow Instance లో Login అవ్వండి.
2. Application Navigator ని Open చేయండి.
3. Users అని Search చేయండి.
4. User Administration → Users Module ని Open చేయండి.
5. ఇప్పుడు Existing User Records List రూపంలో కనిపిస్తాయి.

---

3. 👥 Users, Groups మరియు Roles మధ్య తేడా

ServiceNow Administration నేర్చుకోవడానికి ఈ మూడు Concepts చాలా ముఖ్యమైనవి.

1. User

User అనేది ServiceNow లో ఒక వ్యక్తిని లేదా Authorized Identity ని Represent చేసే Account.

Example: Rahul Sharma అనే IT Support Engineer కి ఒక User Account ఉంటుంది.

2. Group

Group అనేది ఒకే రకమైన Responsibilities నిర్వహించే Users ని ఒక Team గా Organize చేయడానికి ఉపయోగిస్తారు.

Examples:

• Network Support
• Service Desk
• Database Support
• Application Support

3. Role

Role అనేది User లేదా Group కి ఏ Permissions మరియు Capabilities అందుబాటులో ఉండాలో నిర్ణయించడంలో ఉపయోగపడుతుంది.

Examples:

• itil — IT Service Management పనులకు అవసరమైన Capabilities ని అందించవచ్చు.
• admin — Authorized Administrators కి Administrative Capabilities ని అందిస్తుంది.

💡 Real-time Example

Rahul అనే User ని Service Desk Group లో Add చేశారని అనుకుందాం.

ఆ Group కి అవసరమైన Roles Assign చేసి ఉంటే, Rahul ఆ Group ద్వారా సంబంధిత Roles ని పొందవచ్చు. దీనివల్ల అతనికి ఆ Roles కి సంబంధించిన Permissions లభిస్తాయి. అయితే ఇతర Access Controls కూడా వర్తించవచ్చు.

Best Practice: Administration ని సులభతరం చేయడానికి సాధ్యమైనంతవరకు Roles ని Individual Users కి కాకుండా Groups ద్వారా Manage చేయడం మంచిది.

---

4. 🪜 ServiceNow లో కొత్త User ని ఎలా Create చేయాలి?

ServiceNow లో User ని Manually Create చేయడానికి సాధారణంగా user_admin Role లేదా తగిన Administrative Permissions అవసరం.

Step 1: ServiceNow లో Login అవ్వండి

మీ ServiceNow Instance లేదా Personal Developer Instance (PDI) లో Login అవ్వండి.

User Records Create చేయడానికి అవసరమైన Permissions మీ Account కి ఉండాలి.

Step 2: User Administration ని Open చేయండి

1. Application Navigator ని Open చేయండి.
2. Search Box లో Users అని Search చేయండి.
3. User Administration → Users Module ని Open చేయండి.

మీ Instance Configuration ఆధారంగా Navigation Labels కొద్దిగా మారవచ్చు.

Step 3: New Button పై Click చేయండి

Users List లో ఇప్పటికే ఉన్న User Records కనిపిస్తాయి.

కొత్త User Record Create చేయడానికి New Button పై Click చేయండి.

దీంతో కొత్త User Form Open అవుతుంది.

Step 4: User Details Enter చేయండి

ఉదాహరణకు, Rahul Sharma అనే User ని Create చేస్తున్నామని అనుకుందాం.

Field	Example Value
User ID	rahul.sharma
First Name	Rahul
Last Name	Sharma
Email	rahul.sharma@example.com
Title	IT Support Engineer
Department	IT
Active	Yes

ఇవి కేవలం Training కోసం ఇచ్చిన Sample Values మాత్రమే. నిజమైన User ని Create చేసేటప్పుడు సరైన Details Enter చేయాలి.

Step 5: Important Fields గురించి తెలుసుకోండి

Field	Purpose
User ID	User ని Login సమయంలో గుర్తించడానికి ఉపయోగించే Identifier
First Name	User యొక్క మొదటి పేరు
Last Name	User యొక్క ఇంటి పేరు లేదా చివరి పేరు
Email	User యొక్క Email Address
Title	User యొక్క Job Title
Department	User పనిచేసే Department
Manager	User కి సంబంధించిన Manager
Password	Authentication Configuration ఆధారంగా Credential Setup
Active	User Account Active లో ఉందో లేదో సూచిస్తుంది
Locked Out	User Account Lock అయిందో లేదో సూచిస్తుంది
Password Needs Reset	అవసరమైనప్పుడు తదుపరి Login సమయంలో Password మార్చాల్సి ఉంటుందని సూచిస్తుంది
Time Zone	User కి సంబంధించిన Time Zone
Language	User యొక్క Preferred Language
Business Phone	Office Contact Number
Mobile Phone	Mobile Contact Number

Important: సాధారణంగా User Record Create చేయడానికి User ID మరియు కనీసం First Name లేదా Last Name అవసరమవుతాయి. ఇతర Mandatory Fields మీ Instance Configuration ఆధారంగా మారవచ్చు.

Step 6: Additional Information Configure చేయండి

అవసరాన్ని బట్టి క్రింది వివరాలను Configure చేయవచ్చు.

• Groups: User ని సంబంధిత Teams లో Add చేయడం.
• Roles: అవసరమైన Permissions ని Direct గా లేదా Groups ద్వారా Assign చేయడం.
• Delegates: అవసరమైన సందర్భాల్లో ఇతరులకు Delegated Responsibilities Configure చేయడం.
• Skills: Skill Management ఉపయోగిస్తుంటే User కి సంబంధించిన Skills ని Associate చేయడం.
• Subscriptions: వర్తించే Subscription Assignments ని Manage చేయడం.

User కి అవసరమైన Permissions మాత్రమే Assign చేయాలి. సరైన Business Requirement లేకుండా admin Role Assign చేయకూడదు.

Step 7: Submit Button పై Click చేయండి

User Details Enter చేసిన తర్వాత:

1. User ID మరియు ఇతర వివరాలను Verify చేయండి.
2. Active Setting సరిగ్గా ఉందో లేదో పరిశీలించండి.
3. Submit Button పై Click చేయండి.
4. తిరిగి Users List కి వెళ్లండి.
5. Search Box లో కొత్త User ID లేదా Name ని Search చేయండి.

కొత్త User Record విజయవంతంగా Create అయితే Users List లో కనిపిస్తుంది.

---

5. 🔐 User కి Password ఎలా Set చేయాలి?

User Record Create చేయడం మరియు User Login Credentials ని Configure చేయడం రెండు వేర్వేరు విషయాలు.

సాధారణంగా ఈ Steps ప్రయత్నించవచ్చు:

1. User Record ని Save చేయండి.
2. కొత్తగా Create చేసిన User Record ని Open చేయండి.
3. అందుబాటులో ఉంటే Set Password Action కోసం చూడండి.
4. Instance లో అమలులో ఉన్న Password Setup Process ని Follow చేయండి.

Important Note

మీ Organization Single Sign-On (SSO) లేదా External Identity Provider ఉపయోగిస్తుంటే, User Credentials ని ServiceNow వెలుపల Manage చేయవచ్చు.

కాబట్టి ప్రతి Instance లో Local Password Set చేయడం తప్పనిసరి అని అనుకోకూడదు. Password Setup Procedure అనేది Authentication Configuration పై ఆధారపడి ఉంటుంది.

---

6. 🛡️ User కి Role ఎలా Assign చేయాలి?

Rahul అనే User కి IT Support పనులు చేయడానికి అవసరమైన Permissions ఇవ్వాలని అనుకుందాం.

ఈ Steps Follow అవ్వండి:

1. User Administration → Users ని Open చేయండి.
2. Rahul యొక్క User Record ని Open చేయండి.
3. అందులోని Roles Related List ని గుర్తించండి.
4. అవసరమైతే Edit పై Click చేయండి.
5. User కి అవసరమైన Role ని Select చేయండి.
6. Changes ని Save చేయండి.

Alternative Method: Group ద్వారా Roles Assign చేయడం

మరో విధానంలో User ని ఒక Appropriate Group లో Add చేయవచ్చు. ఆ Group కి అవసరమైన Roles Assign చేసి ఉంటే, User వాటిని పొందవచ్చు.

ఏ Roles అందుబాటులో ఉంటాయి మరియు ఆ Roles ఏ Permissions ఇస్తాయి అనేవి Instance Configuration మరియు Access Controls పై ఆధారపడి ఉంటాయి.

Best Practice: User కి అతని పనులకు అవసరమైన కనీస Permissions మాత్రమే ఇవ్వాలి. itil మరియు admin Roles ఒకే విధమైనవి కావు.

---

7. 🔎 Existing User ని ఎలా View లేదా Update చేయాలి?

ఇప్పటికే ఉన్న User Details ని చూడటానికి లేదా Update చేయడానికి ఈ Steps Follow అవ్వండి:

1. User Administration → Users కి Navigate అవ్వండి.
2. User ID లేదా Name ఆధారంగా Search చేయండి.
3. సంబంధిత User Record ని Open చేయండి.
4. Profile, Group Membership, Roles మరియు Account Settings ని పరిశీలించండి.
5. అవసరమైన Changes చేయండి.
6. Update Button పై Click చేయండి.

User ఇకపై Organization లో పనిచేయకపోతే ఏమి చేయాలి?

ఒక Employee Organization ని వదిలివెళ్లినప్పుడు లేదా ServiceNow Access అవసరం లేనప్పుడు, Organization యొక్క Access Management Process ప్రకారం Account ని Deactivate చేయాలి.

Record ని Delete చేసే ముందు దానికి సంబంధించిన References, Audit Requirements మరియు ఇతర Dependencies ని పరిశీలించాలి.

---

8. 🎯 ServiceNow Interview Questions and Answers

Q1. What is a User in ServiceNow?

Answer:

ServiceNow లో User అనేది Platform ని ఉపయోగించే వ్యక్తి లేదా Authorized Identity ని Represent చేసే Account. ఇందులో Profile Information ఉంటుంది. అలాగే Roles, Groups మరియు ఇతర Access-related Records తో సంబంధం ఉంటుంది.

Q2. What is the table name for Users?

Answer:

ServiceNow లో User Records Store అయ్యే Table Name sys_user.

Q3. How do you create a User in ServiceNow?

Answer:

ముందుగా User Administration → Users కి Navigate చేయాలి. తర్వాత New పై Click చేసి అవసరమైన User Details Enter చేయాలి. అవసరమైతే Groups మరియు Roles Configure చేసి Submit పై Click చేయాలి.

Q4. Which role is required to create a User?

Answer:

సాధారణంగా User ని Create చేయడానికి user_admin Role అవసరం. అయితే Instance Configuration ఆధారంగా ఇతర Authorized Administrative Permissions ద్వారా కూడా ఈ Access లభించవచ్చు.

Q5. What is the difference between a User, Group, and Role?

Answer:

• User: ఒక Individual Account ని Represent చేస్తుంది.
• Group: ఒకే రకమైన Responsibilities ఉన్న Users ని Organize చేస్తుంది.
• Role: User లేదా Group కి ఏ Permissions మరియు Capabilities లభించాలో నిర్ణయించడంలో సహాయపడుతుంది.

Q6. Can a User exist without an additional ITSM role?

Answer:

అవును. ఒక User Record కి అదనపు ITSM Role లేకుండానే అది ServiceNow లో ఉండవచ్చు. అయితే ఆ User ఏ Applications ని Access చేయగలరు మరియు ఏ Tasks నిర్వహించగలరు అనేది Authentication Configuration మరియు Permissions పై ఆధారపడి ఉంటుంది.

---

9. 📌 Quick Revision

Topic	Key Point
User	ఒక వ్యక్తి లేదా Authorized Identity కి సంబంధించిన Account
User Table	sys_user
User Creation	User Administration → Users → New
User Identifier	User ID
Account Status	Active
Permissions	Roles మరియు సంబంధిత Access Controls
Team Membership	Groups
Password Setup	Authentication Configuration పై ఆధారపడి ఉంటుంది
Best Practice	Least Privilege Principle ని Follow అవ్వాలి; సాధ్యమైనప్పుడు Groups ద్వారా Roles ని Manage చేయాలి

---

📚 Official ServiceNow Documentation

మరింత సమాచారం కోసం ServiceNow Official Documentation ని చూడండి:

• Create a User
• User Record
• User Administration

🎓 Final Summary

ServiceNow లో Users ని Create మరియు Manage చేయడం అనేది ITSM Administration లో ముఖ్యమైన అంశం. User Records ని sys_user Table లో Store చేస్తారు. ప్రతి User కి తగిన Groups మరియు Roles Assign చేయడం ద్వారా Access ని Manage చేయవచ్చు.

గుర్తుంచుకోండి: User అంటే Account, Group అంటే Team, Role అంటే Permissions.

📘 ServiceNow ITSM: Users and How to Create Users

1. What Is a User in ServiceNow?

In ServiceNow, a User is an individual account that represents a person or another authorized identity that interacts with the ServiceNow platform.

A user record stores information such as the user’s name, User ID, email address, department, contact details, and other account settings. Roles and group memberships help determine which applications, records, and actions the user can access.

image

ServiceNow

+1

Real-time example:

Suppose a company uses ServiceNow to manage employee IT issues. Three people need access to the platform:

• Employee: Reports laptop problems and requests software.
• IT Support Engineer: Creates, updates, and resolves incidents.
• System Administrator: Configures the platform and manages users and permissions.

Each person can have a separate ServiceNow user account, with access based on their assigned permissions.

2. Where Are Users Stored in ServiceNow?

ServiceNow stores user records in the sys_user table.

Item	Description
Table Label	Users
Table Name	sys_user
Purpose	Stores user account and profile information
Unique Identifier	Each record has a unique sys_id
Related Records	Groups, roles, departments, and other user-related information

You can view user records through User Administration → Users.

image

ServiceNow

+1

3. Important Concepts: Users, Groups, and Roles

These three concepts are fundamental to ServiceNow user administration.

User

Represents an individual account.

Example: Rahul Sharma, an IT Support Engineer.

Group

A collection of users who share a common responsibility.

Example: Network Support or Service Desk.

Role

Defines the permissions and capabilities available to a user or group.

Example: itil for users who need applicable IT service management capabilities, or admin for authorized administrators.

How do they work together?

For example, Rahul is added to the Service Desk group. That group has an appropriate set of roles assigned to it. Rahul inherits the group-assigned roles and receives the corresponding permissions, subject to other applicable access controls.

ServiceNow recommends assigning roles through groups where practical to simplify administration.

image

ServiceNow

+1

4. How to Create a User in ServiceNow

To manually create a user, you generally need the user_admin role or another authorized administrative configuration.

image

ServiceNow

Step 1: Log in to ServiceNow

Open your ServiceNow instance or Personal Developer Instance (PDI) and log in with an account authorized to create users.

Step 2: Open User Administration

Application Navigator

Search applications and modules

User Administration

User Administration

Users

Illustrative navigation example.

1. Open the Application Navigator.
2. Search for Users.
3. Open User Administration → Users.

Depending on your instance, the navigation labels may vary slightly.

Step 3: Click New

The Users list displays existing user records.

Click the New button to open a blank User form.

Step 4: Enter User Details

For example, suppose you want to create an account for Rahul Sharma.

User Record — Example

Sample training data; not a live account.

User ID *

rahul.sharma

First Name

Rahul

Last Name

Sharma

Email

rahul.sharma@example.com

Title

IT Support Engineer

Department

IT

Active

Yes

The sample values above illustrate a user profile. In an actual instance, enter the user’s valid details and select available reference values from the appropriate fields.

Step 5: Understand the Important Fields

Field	Purpose
User ID	Unique login identifier
First Name	User’s given name
Last Name	User’s family name
Email	User’s email address
Title	Job title or role description
Department	Department associated with the user
Manager	User’s manager, where applicable
Password	Credential setup, depending on authentication configuration
Active	Indicates whether the user account is active
Locked Out	Indicates whether the account is locked out
Password Needs Reset	Requires a password change at the next login, where applicable
Time Zone	User’s preferred time zone
Language	User’s preferred language
Business Phone	Work contact number
Mobile Phone	Mobile contact number

The current ServiceNow documentation identifies User ID and at least one of First Name or Last Name as the minimum required information for creating a user record. Other required fields can depend on your configuration.

image

ServiceNow

Step 6: Configure Additional Information

You can optionally configure:

• Groups: Add the user to appropriate teams.
• Roles: Assign the necessary permissions directly or through groups.
• Delegates: Configure delegated responsibilities where appropriate.
• Skills: Associate the user with relevant skills, if skill management is used.
• Subscriptions: Manage applicable subscription assignments.

Assign only the permissions the user needs. Avoid granting the admin role unless the person genuinely requires administrative access.

Step 7: Click Submit

After entering the required information:

1. Review the User ID and other details.
2. Confirm that the Active setting is appropriate.
3. Click Submit.
4. Return to the Users list and search for the newly created user.

The new User record should now appear in the list.

image

ServiceNow

+1

5. How to Set a Password for the User

Creating a User record and setting up working login credentials are related but distinct steps.

1. Save the User record.
2. Open the newly created user.
3. Look for the Set Password action, if available.
4. Follow the instance’s password setup process.

The exact procedure depends on the authentication configuration. If your organization uses Single Sign-On (SSO) or an external identity provider, credentials may be managed outside ServiceNow. Do not assume that setting a local password is required or sufficient in every instance.

image

ServiceNow

+1

6. How to Assign a Role to a User

Suppose Rahul needs the permissions required for his IT Support work.

1. Open User Administration → Users.
2. Open Rahul’s User record.
3. Find the Roles related list.
4. Click Edit, if available.
5. Select the appropriate role.
6. Save the changes.

Alternatively, assign an appropriate group to Rahul and manage the required roles through that group. The available roles and the actual access they provide depend on the instance configuration and access controls.

Best practice: Grant the minimum permissions necessary for the user’s responsibilities. The itil and admin roles are not interchangeable.

7. How to View or Update an Existing User

To view or modify an existing User record:

1. Navigate to User Administration → Users.
2. Search for the User ID or name.
3. Open the user record.
4. Review the profile, group membership, roles, and account settings.
5. Make authorized changes and click Update.

If a user leaves the organization or no longer requires access, deactivate the account according to your organization’s access management process rather than deleting the record without considering its references and audit requirements.

8. Interview Questions and Answers

Q1. What is a User in ServiceNow?

A User is an account representing an individual or authorized identity that interacts with the ServiceNow platform. It contains profile information and is associated with roles, groups, and other access-related records.

Q2. What is the table name for Users?

The table name is sys_user.

Q3. How do you create a User in ServiceNow?

Navigate to User Administration → Users, click New, enter the required details, optionally configure groups and roles, and click Submit.

Q4. Which role is required to create a User?

The standard documented requirement is the user_admin role. Access may also be provided through authorized administrative permissions and configuration.

Q5. What is the difference between a User, Group, and Role?

A User represents an account, a Group organizes users with a shared purpose, and a Role defines permissions and capabilities.

Q6. Can a User exist without an additional ITSM role?

Yes. A user record can exist without an additional ITSM role. However, the user’s ability to access applications and perform tasks depends on the permissions and authentication configuration in place.

9. Quick Revision

Topic	Key Point
User	Account representing a person or authorized identity
User table	sys_user
User creation	User Administration → Users → New
Unique login identifier	User ID
Account status	Active
Permissions	Roles and applicable access controls
Team membership	Groups
Password setup	Depends on authentication configuration
Best practice	Assign least privilege and manage roles through groups where practical

Official ServiceNow Documentation

• Create a User
• User Record
• User Administration